Gérer et évaluer la dimension « Environnement de contrôle » du dispositif de contrôle interne dans ses composantes « Valeurs d’éthique et d’intégrité »

L’apport des modèles et référentiels contemporains –  COSO[1] et GAO[2], etc. 

Le contexte retenu est celui du secteur public, bien que le modèle soit appliqué pour une large part par le secteur privé « moderne ». Lors de votre évaluation, vous devez valider l’existence ou non des critères récapitulés dans le tableau ci-dessus pour chacun des composantes COSO du modèle de contrôle interne : l’environnement de contrôle, l’évaluation des risques, les activités de contrôle, l’information et la communication, le suivi.

Composantes Critères
Environnement de contrôle

1.           Il existe sincère adhésion et un engagement sans faille à l’égard des valeurs d’intégrité et d’éthique.

2.           Les responsabilités de surveillance sont effectivement exercées.

3.           Il existe un environnement qui valorise les compétences.

4.           L’environnement est organisé de telle sorte à accorder de l’importance à l’obligation de rendre compte.

Evaluation des risques

5.           On identifie les objectifs de résultats dont l’atteinte est recherchée.

6.           L’analyse des risques (de non atteinte des objectifs) est effectuée, sur cette base.

7.           Il existe des dispositions permettant de cerner les changements significatifs.

 

Activités de contrôle

8.           Les activités de contrôle pertinentes ont été identifiées.

9.           Les politiques et procédures encadrant de telles activités existent et sont formalisées.

Information et communication

10.        Vérifier s’il existe une information pertinente sur les risques.

11.        En fait, la communication sur les risques existe et fonctionne convenablement.

12.        L’organisation et ses dirigeants communiquent avec l’extérieur.

Assurer le suivi

13.        Des évaluations concomitantes et/ou a posteriori, indépendantes sur les contrôles internes et les risques sont effectuées.

14.        Des reportings sur les déficiences sont effectués.

Pour cet article, nous avons retenu la composante dite « environnement de contrôle » et à ce niveau les valeurs d’éthique et d’intégrité au niveau de l’entité dont vous évaluez le système de contrôle interne. Les autres aspects sont largement développés dans notre manuel de contrôle interne et nos séminaires spécialisés en la matière ; Suivez les grilles ci-dessous pour accomplir vos travaux de diagnostic du contrôle interne :

Environnement de contrôle

Intégrité et valeurs

Rappel

Environnement de contrôle

1.  Obtenir l’assurance d’une sincère adhésion et un engagement sans faille vis-à-vis des valeurs d’intégrité et d’éthique.

2. S’assurer que les responsabilités de surveillance au sein de l’entité sont effectivement exercées.

3.  Il existe un environnement qui valorise les compétences.

4.     L’environnement est organisé de telle sorte que l’on accorde de l’importance à l’obligation de rendre compte.

Activités et tâches Points de contrôles à analyser

Identifier les tâches qui permettent d’exercer un travail déterminé et d’occuper des postes de travail

Capacités, Jugements, étendue des supervisions requises, etc.

Existence de descriptions de postes formels, notifiés aux employés ?

Analyser les savoirs et  les capacités requises pour exercer le travail, de façon appropriée

Vérifier dans quelle mesure les descriptions de postes sont notifiées aux employés ?

S’assurer que des preuves valident le fait que les employés aux différents postes sélectionnés ont le savoir, les habiletés et les capacités requis

L’entité dispense la formation à ses employés pour maintenir et améliorer leurs compétences

Existence de programmes de formation appropriés

S’assurer l’accent est sur la nécessité de se former continuellement, qu’il existe des mécanismes de contrôle qui valident que les employés ont/reçoivent la formation appropriée.

S’assurer que l’encadrement détient les habiletés et les formations requises pour conseiller et assister les employés dans l’atteinte des performances recherchées.

Vérifier l’existence d’évaluations de performance prenant en compte les facteurs critiques de succès, les domaines où les employés excellent et/ou ceux où ils ont plutôt besoin d’appuis.

Les employés reçoivent des conseils constructifs sur leurs performances au travail.

Ensuite, vous pouvez approfondir en vous référant à la grille ci-dessous :

Environnement

de contrôle

 

 

 

 

 

 

Intégrité et éthique

Les employés connaissent les valeurs d’intégrité et d’éthique et ont, au besoin, signé une décharge et connaissent ainsi ce qui est accepté/toléré/acceptable ou non

Code formels, codes de conduite, communication sur l’éthique.

 

La direction au sommet donne l’exemple et élève la voix sur les valeurs d’éthique et d’intégrité. En plus, les collaborateurs et pairs qui mettent la pression.

Selon les cas et les modalités du diagnostic : échanger avec les parlementaires, les employés, les fournisseurs, etc.

Communication orales, écrites ; réunions.

Mesures immédiates en cas de défaillance et d’écarts.

Plaidoyers sur l’éthique et l’intégrité

S’assurer qu’il existe des processus  pour traiter les réclamations à temps et de manière appropriée qui sont compris par tous.

Plan formalisé – Rapports précis et exhaustifs.

Coopération et révélations avec/ aux  les auditeurs et valorisation de leurs recommandations.

Correction rapide des sous-évaluations ou surévaluations par les fournisseurs, usagers et clients.

En sus de l’intégrité et de l’éthique, votre entité a besoin d’une politique disciplinaire effective ; cela requiert des actions formalisées. Evaluez l’Etat de la discipline comme composante du contrôle interne grâce à la grille ci-dessous :

Environnement de contrôle

 

 

 

 

 

 

 

 

Politiques et actions disciplinaires

La direction/ le leadership est capable de  faire face à toutes les tentatives tendant à contourner le contrôle interne. De toute façon, le contournement du contrôle interne par les collaborateurs est interdit

En cas d’écarts par rapport aux politiques définies, des procédures ou violations au code de conduite, des mesures immédiates sont déclenchées, immédiatement ou en tout cas, à temps !

Il existe une ample communication sur les actions disciplinaires de sorte à décourager les comportements indus et conséquences similaires.

S’assurer des mesures qui sont prises ?

Tous les écrits sur le contrôle interne sont explicites et documentés.

Ces documents définissent des orientations explicites et  les circonstances dans lesquelles une intervention est urgente et les  niveaux de responsabilités qui doivent agir.

Le management décourage toutes les tentatives de comportement contraire à l’éthique

Dans les cas de situations d’urgence, la direction est avertie, avec une explication de telles circonstances

 

Il existe un dispositif permettant de définir les objectifs à réaliser ; tout en n’exerçant pas des pressions excessives et irréalistes.

Pour conclure : 

En matière de contrôle interne, au sens actuel du terme, tel que défini par des modèles comme COSO, par exemple, deux dimensions sont importantes, les valeurs d’éthique et d’intégrité, ainsi que mes politiques et les actions disciplinaires. Cet article a résumé les aspects fondamentaux détaillés dans des manuels et guides de contrôle interne, plusieurs autres modèles COSO, IIA, GAO, etc.

Vous voulez approfondir par séminaire sur nos plateformes dédiées ou finaliser un manuel complet de contrôle interne: envoyez un mail à mgrhsenegal@gmail.com

[1] Modèle COSO

[2] GAO – Internal Controls Standards- Internal control management and Evaluation Tool. GAO – 01 -10080.

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